Áp dụng cho Word, Excel, PowerPoint… 2003, 2007, 2013, 2016…
Bạn là 1 viên chức văn phòng và thường xuyên phải soạn thảo văn bản, hoàn thành các bản báo cáo để trình lên xếp ? hoặc bạn là chủ của 1 shop Photo Copy ? 1 sinh viên đang khiến cho bài báo cáo tập sự…. Vâng, rất nhiều đều liên đới đến nội dung trong file Word, Excel, PowerPoint… mà bạn đang soạn thảo. Bạn đang bế tắc không biết khiến cho thế nào để tu bổ nhanh các lỗi và khiến cho thế nào để soạn thảo văn bản 1 cách nhanh nhất ? mình tin đây là 1 vấn đề được rất nhiều bạn quan tâm khi mới tiếp xúc với MS Word…
Việc đánh máy và xử lý những file văn bản 1 vài lần khiến cho chậm tiến độ khiến cho việc của bạn vì lượng văn bản quá nhiều. Và việc viết tắt, dấu hiệu và tốc ký lại không được phép có trong văn bản đó vậy phải khiến cho thế nào ?
Hoặc lấy thuần tuý là bạn vừa sưu tầm được 1 file văn bản từ trên mạng về, bạn muốn tu bổ 1 số từ, cụm từ trong file Word đó để thích hợp với nội dung công việc của bạn thì bạn sẽ khiến cho thế nào đây ? bạn chẳng thể ngồi tu bổ từng từ, cụm từ đó được. Điều đó sẽ khiến cho mất rất nhiều thời kì và công sức của bạn, chẳng những thế có khi còn sót ý chứ.
Đọc thêm:
- Cách đánh số trang trong Word 2003/ 2007/ 2010/ 2013 chi tiết
- Hướng dẫn bỏ dấu gạch đỏ, gạch xanh trong Word 2003/2007/2010/2013
- Thiết lập tự động lưu lại văn bản trong Word 2003/07/10/13
Vâng, trong bài viết này mình sẽ san sớt với các bạn 1 thủ thuật nhỏ giúp bạn thay thế hàng loạt từ hoặc cụm từ trong Word, Excel 1 cách thuần tuý. Thực ra, Microsoft Office đã tích hợp hơi nhiều tính năng về quản lý chính tả và soát lỗi chính tả, có 1 áp dụng chỉnh sửa chính tả hơi thú vị, chẳng hạn bạn đã từng coi bộ phim 3 chàng ngốc của Ấn Độ chắc cũng sẽ tò mò về vấn đề này. Hôm nay mình xin được chia sẽ thủ thuật này giúp tôi và mọi người có thể sửa đổi cụm từ, ký tự hàng loạt trên văn bản Word, Excel hay PowerPoint như trên phim nhé.
1/ Hướng dẫn đổi thay hàng loạt từ trong Word
+ Bước 1: Bạn hãy mở file Word mà bạn cần chỉnh sửa ra, rồi chọn từ, cụm từ trong văn bản mà bạn muốn thay thế ra (cụm từ này được tiêu sử dụng nhiều trong văn bản nhé). Rồi nhấn Ctrl + H để mở hộp thoại.
Dưới đây mình nhận đánh máy giúp 1 bản giao kèo hơi dài và danh từ (
ông, bà) được sử dụng hơi nhiều mình sẽ tốc ký thành (op) để cho nhanh hơn.
+ Bước 2: Chọn Ctrl + H và chọn Tab Replace (thay thế) rồi nhập chữ tốc ký lên ô Find what chữ bạn muốn mua để thay thế..
Và sau đó bạn nhập chữ phần nhiều ký tự ở ô Replace with để thay thế. Chọn Replace All để thực hành đổi thay.
Vậy là xong rồi nhé những chữ tốc ký giờ đã không còn và dường chỗ cho những cụm từ phần nhiều. Bạn nhấn OK và thoát cửa sổ để thao tác tiếp.
2/ Hướng dẫn đổi thay hàng loạt từ, cụm từ trong Excel
+ Bước 1: Bạn bật file văn bản mà bạn viết tốc ký lên hoặc là file mà bạn muốn chỉnh sửa ra.
Đây là bản thống kê bảo hiểm, lượng ký tự trùng lặp hơi nhiều, nên mình chọn đánh ký tự bv thay cho (Bệnh viện Hợp Lực). Bạn nào gặp phải trường hợp giống mình thì có thể khiến cho theo để chắt bóp thời kì.
+ Bước 2: Sau khi hoàn thiện hết các bước nhập dữ liệu Excel nhấn tổ hợp phím Ctrl + H và chọn Tab Replace (thay thế) rồi nhập chữ tốc ký lên ô Find what (chữ bạn muốn mua để thay thế) và sau đó bạn nhập chữ phần nhiều ký tự ở ô Replace with để thay thế.
Click Replace All để thực hành.
Đến đây mọi đổi thay đã hoàn thành bạn nhấn chọn OK rồi thoát khỏi cửa sổ tiếp diễn thao tác hơic hoặc Save file để lưu lai.
Với PowerPoint các bạn cũng khiến cho tương tự để đổi thay ký tự hàng loạt. Mình đã test thử trên rất nhiều các bản Microsoft Office hiện có cảm thấy đều hoạt động rất tốt.
Lưu ý nhỏ: Khi nhập chữ tốc ký các bạn nên sử dụng các ký tự lạ, đặc thù. Không nên sử dụng 1 chữ cái vì sẽ dễ xảy ra lỗi do Microsoft Office tự động mua và đổi thay ký tự theo lệnh.
=> Hai tính năng mua kiếm ( Ctrl + F) và thay thế (Ctrl + H) được tiêu sử dụng thường xuyên trên file văn bản nên bạn hãy nhớ lấy 2 tính năng không được xem nhẹ này nhé.
Lời kết
Như vậy là mình vừa san sớt với các bạn cách soạn thảo văn bản nhanh và cách xử lý văn bản tốc ký thành văn bản hoàn chỉnh rồi nhé. Lệnh này đích thực rất bổ ích trong nhiều trường hợp khi bạn thao tác với Word, Excel… nên mình nghĩ bạn cần phải nắm được. Không những giúp thay thế từ hoặc cụm từ hàng loạt trong văn bản nhanh mà nó còn giúp bạn chắt bóp rất nhiều thời kì khi soạn thảo văn bản nữa.
Okey, mọi nghi vấn có liên đới các bạn cứ bình luận mình sẽ tư vấn, hi vọng với thủ thuật nhỏ này sẽ bổ ích với các bạn./
Chúc các bạn thành công!
Cộng tác viên: Lương Trung